Nos últimos anos, acompanhando a digitalização dos serviços públicos, ficou claro que proteger dados deixou de ser uma questão apenas de tecnologia. Nos Regimes Próprios de Previdência Social (RPPS), que lidam diariamente com informações de servidores ativos, aposentados e pensionistas, a responsabilidade é ainda maior. Afinal, esses dados dizem respeito à vida de milhares de pessoas.
É nesse cenário que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709/2018) se torna indispensável. Mais do que uma obrigação legal, ela representa uma mudança na forma como devemos lidar com informações pessoais.
Por que a LGPD é tão importante para os RPPS
Os RPPS armazenam dados como nomes, números de documentos, salários, histórico funcional, dados médicos e familiares. Essas informações, se expostas ou mal utilizadas, podem gerar prejuízos sérios, tanto para os titulares quanto para a instituição.
Não obstante a LGPD imponha regras claras, seu maior valor está em estabelecer um compromisso ético: garantir que os dados das pessoas sejam usados com respeito, segurança e responsabilidade.
Como colocar a proteção em prática
A adoção da LGPD nos RPPS envolve planejamento e ações simples, porém eficazes:
• Saber que dados são guardados e onde estão. Isso inclui arquivos em sistemas, planilhas e até documentos em papel ou na nuvem;
• Entender quem tem acesso a essas informações e se o acesso está controlado;
• Eliminar o excesso de exposição, evitando circular dados completos quando não for necessário;
• Definir responsabilidades: quem cuida das informações, quem autoriza o uso e quem responde por falhas;
• Preparar a equipe para lidar com dados de forma segura, com boas práticas no dia a dia;
• Fixar informativos para informar aos segurados a necessidade de reter os dados sensíveis, e trazer transparência de como estes dados são tratados, e seus devidos fins.
Boas práticas que ajudam a proteger informações
Algumas medidas práticas podem fazer a diferença na segurança dos dados:
• Mostrar apenas o necessário: CPF com dígitos ocultos (000. ***. ***-00), telefone com parte escondida e dados bancários sem número completo;
• Usar senhas em arquivos sensíveis, como laudos médicos e documentos financeiros;
• Controlar quem acessa o quê, garantindo que cada pessoa veja apenas o que precisa para trabalhar;
• Manter cópias de segurança protegidas, com testes regulares para garantir que funcionam;
• Evitar circular informações por e-mail ou pendrives, mensageiros como WhatsApp, não sendo possível evitar estas formas de tramitação de dados prefira o e-mail, mas certifique-se que somente o destinatário receberá os dados enviados. Contudo prefira sistemas mais seguros com foco na segurança e tramitação destes dados.
A LGPD é uma oportunidade para os RPPS fortalecerem sua relação com os segurados. Ao proteger os dados, protegemos também a imagem da instituição, a continuidade dos serviços e a tranquilidade de quem depende do sistema previdenciário.
Não é uma tarefa difícil, mas exige comprometimento. Começa com a consciência de que dados não são números: são histórias, vidas, famílias.
Por: Alanclever de Oliveira | Gestor de Tecnologia da Informação SELF Assessoria